Management-Assistant

Functie

Voor de vacature als management-assistant (HR, Accounting, Communicatie) speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de HR-, accounting- en communicatieafdeling. Dit is een greep uit je takenpakket:

• Je werkt nauw samen met de HR- en kantoormanager en helpt bij diverse taken binnen deze afdelingen bvb. het organiseren van vergaderingen, administratieve ondersteuning bij het rekruteringsproces, het helpen bij interne en externe communicatie via website-updates, nieuwsbrieven en sociale media, etc...
• Je helpt ook bij het coördineren van interne en klantenevenementen, ondersteunt bij boekhoudkundige taken zoals het monitoren van inkomende en uitgaande betalingen en ondersteunt bij krediet- en incasso-inspanningen
• Verder beheer je reisarrangementen voor werknemers, inclusief het boeken van vluchten, hotels, vervoer, en zorg je ervoor dat reisrichtlijnen worden gevolgd
• Tot slot lever je een bijdrage aan operationeel kantoorbeheer en neem je deel aan diverse ad-hoctaken en interne projecten

Bedrijfsinformatie
Dit bedrijf positioneert zichzelf als een belangrijke speler in IP en heeft enkele van de meest ervaren en gepassioneerde professionals in dienst. De juristen behandelen niet alleen de verdediging en bescherming van intellectuele eigendom op hoog niveau, maar gaan er tevens prat op om grondig inzicht te verkrijgen in de bedrijfsvoering en strategie van elke klant. Als paralegal ondersteun je dit team op zo goed als alle vlakken. Je komt terecht in een gemotiveerde groep van 6 rechtstreekse collega's. In totaal tet bedrijf ongeveer 30 medewerkers. Ze zijn vlot bereikbaar met het openbaar vervoer via Diegem station.

Jouw profiel

Voor de vacature als management -assistant in regio Zaventem zijn we op zoek naar iemand die zich in de volgende omschrijving kan terugvinden:

• Je bent in het bezit van een bachelor- of masterdiploma
• Je bent goed drietalig NL/FR/E
• Je houdt van multitasken
• Een gezonde portie stress geeft je energie
• Je bent een teamplayer maar kan ook zelfstandig aan projecten werken
• Je werkt graag hands-on en kan prioriteiten stellen

Ervaring in alle domeinen is zeker geen must; een positieve en leergierige mindset des te meer! Twijfel je of je in aanmerking komt? Aarzel niet ons te contacteren via 02/254.08.50 of vilvoorde@accentjobs.be

• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• De activiteiten van een team coördineren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Voor de vacature als management assistant in regio Zaventem biedt onze klant je het volgende pakket aan:

• een job optie vast (meteen vast contract mogelijk)
• Startsalaris € 2200
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Sport- en cultuurcheques € 100
• Thuiswerk 2 dagen per week
• Flexibele uren
• Maaltijdcheques van € 8
• Ecocheques €250 op jaarbasis
• Na 6 maanden GSM + abonnement
• Na 2 jaar bedrijfswagen + onbeperkte tankkaart
• Netto onkostenvergoeding te bepalen

Solliciteren

HANNA HOETERICKX
003222540850